해외 대리인 사무소가 한국 출원·등록·연차 사건을 의뢰할 때 가장 큰 운영상 부담은 사건 진행과 결제 시점의 미스매치입니다. 출원·등록 기한은 즉시 마감되는데, 사무소 내부 정산 사이클은 60일·90일 단위로 돌아갑니다. 이 갭을 메우는 것이 iphere의 후불 invoice(deferred invoice) 기능입니다.
후불 invoice는 ‘즉시 결제 없이 사건을 먼저 진행한 뒤 만기일에 입금’하는 방식입니다. 다만 채권 리스크가 있으므로 모든 사용자에게 동일하게 열려 있지는 않고, 신뢰 등급(Tier)에 따라 NET 일수 상한이 달라지는 구조입니다. 이 글은 iphere의 Tier 시스템, 도메인 검증, Engagement letter 검토 흐름, 그리고 사용 시 자주 받는 질문을 실무 시각에서 정리합니다.
신뢰 등급(Tier) 시스템
iphere는 사용자의 사무소 정보 등록 상태와 Engagement letter 검토 결과에 따라 3단계 Tier를 자동 산출합니다. Tier가 올라가면 사용 가능한 NET 일수 상한이 늘어나는 구조이며, 어드민이 사례별로 강제 override 할 수도 있습니다. 기본 정책은 다음 표와 같습니다.
| Tier | 조건 | NET 상한 | 전형적 사용자 |
|---|---|---|---|
| Tier 0 | 사무소 정보 미입력 | 즉시 결제만 가능 | 신규 가입 직후 |
| Tier 1 | 사무소 홈페이지 도메인 = 담당자 이메일 도메인 | NET 30 | 도메인 검증 통과한 사무소 |
| Tier 2 | Tier 1 + Engagement letter 검토 통과 | NET 60 | 정기 협업 사무소 |
Tier 0 → Tier 1 은 자동, Tier 1 → Tier 2 는 검토
Tier 1 은 사무소 정보를 입력하고 도메인이 일치하면 즉시 활성화됩니다. Tier 2 는 Engagement letter PDF 업로드 후 어드민 검토를 거쳐 ‘verified’ 상태로 전환되어야 활성화됩니다.
Tier 1 — 도메인 검증으로 NET 30 즉시 활성
Tier 1 활성화의 핵심은 사무소 홈페이지 URL의 host 부분과 담당자 이메일의 @ 뒤 도메인이 일치하는지입니다. 예를 들어 사무소 사이트가 example-ip.com 이면 담당자 이메일이 kim@example-ip.com 이어야 자동 검증됩니다. 일반 메일(gmail.com·outlook.com 등)은 자동 검증을 통과하지 못합니다.
- 사무소 홈페이지 URL — 공식 사이트 주소
- 담당자 이메일 — 사무소 도메인 메일 (B2B 단일 채널)
- 담당자 이름·직위 (선택, invoice 표기에 사용)
- 영문 사무소명 (선택, 공식 서류 영문 표기용)
- VAT / Tax ID, 정산 통화(USD/KRW/CNY/EUR) (선택)
도메인 불일치 시 후불 비활성
정보는 저장되지만 도메인이 일치하지 않으면 후불 결제는 활성화되지 않습니다. 서브도메인·국가 코드(.co.kr/.com 차이)도 불일치 처리되므로, 가입 시 사무소 정식 도메인 메일을 사용하는 것이 가장 빠릅니다.
Tier 2 — Engagement letter 검토로 NET 60
정기적 협업이 예상되는 사무소는 Engagement letter 검토를 통과하면 NET 60 까지 사용할 수 있습니다. iphere가 표준 양식 PDF·DOCX 두 가지를 제공하므로, 사무소에서 회사 도장·서명 후 PDF로 다시 업로드하면 됩니다. 디지털 서명 도구(Adobe Acrobat 등)로 PDF에 직접 서명하는 흐름이 가장 빠릅니다.
- iphere ‘Office’ 페이지에서 표준 Engagement letter 다운로드(PDF 또는 DOCX)
- 사무소에서 검토 후 서명·날인 (디지털 서명 권장)
- 서명된 PDF 를 같은 페이지의 업로드 영역에 첨부
- 어드민 검토 (영업일 기준 1~3일 소요)
- 검토 통과 시 status = verified, NET 60 활성
검토 단계에서 reject 사유
PDF 가 아닌 이미지 스캔으로 업로드되었거나, 서명 페이지 누락, 사무소명·주소가 본문과 불일치하는 경우 reject 됩니다. 사유는 마이페이지에서 확인 가능하며, 수정 후 재업로드 시 다시 검토 큐에 들어갑니다.
결제 화면에서 빠른 사무소 등록
결제 진행 중에 후불을 시도했는데 Tier 0 라면, 화면을 떠나지 않고 ‘사무소 정보 빠른 등록’ 다이얼로그에서 핵심 정보만 입력해 즉시 Tier 1 을 활성화할 수 있습니다. 입력한 내용은 자동 임시 저장되어, 다이얼로그를 닫으면 결제 화면으로 그대로 돌아갑니다.
| 구분 | 필수 입력 | 후속 효과 |
|---|---|---|
| 도메인 검증 | 사무소 홈페이지 URL, 담당자 이메일 | Tier 1 즉시 활성 — NET 30 |
| Invoice 영문 표기 | 영문 사무소명, 담당자 직위 | 발행 invoice 영문 라벨 |
| 국제 정산 | VAT/Tax ID, 정산 통화 | USD/CNY/EUR 등 다중 통화 지원 |
후불 invoice 발행 흐름
사건 진행 단계에서 ‘후불 결제로 사건 진행’ 버튼을 누르면, iphere 가 invoice 를 즉시 발행하고 사건이 ‘진행’ 상태로 전환됩니다. 만기일까지 입금이 확인되지 않으면 자동으로 미수금(receivable) 상태로 표시되며, 어드민이 별도 안내를 발송합니다.
- 사건 결제 화면 진입 → ‘후불 결제’ 옵션 노출(Tier 1 이상)
- NET 30 또는 NET 60 선택 (Tier 한도 내)
- ‘후불 결제로 사건 진행’ 클릭 → invoice 발행 + 사건 즉시 진행
- invoice 가 마이페이지·이메일 양쪽에 도착
- 만기일까지 송금 → iphere 측 입금 확인 → 결제 완료
일괄 발행 — 다건 사건 통합 invoice
여러 건의 사건을 같은 NET 조건으로 한 번에 처리하고 싶을 때는 일괄 발행(bulk issue)을 사용합니다. 사건 목록에서 다중 선택한 뒤 ‘후불 일괄 발행’을 누르면 모든 사건에 동일한 NET 조건으로 invoice 가 발행되며, 이미 invoice 발행되었거나 결제 완료된 사건은 자동으로 제외됩니다.
단건 vs 일괄 발행
- 단건 발행
- 사건별 결제 화면 건별 NET 조건 개별 선택 가능
- 일괄 발행
- 사건 목록 다중 선택 선택 사건에 동일 NET 일괄 적용
- 중복 방지
- 이미 발행/결제된 사건 자동 제외 skipped 카운트 표시
- 이메일
- 담당자 이메일로 invoice 첨부 발송 사무소 정보 기반
정산 통화·VAT/Tax ID — 국제 사무소 대응
해외 사무소는 사무소 등록 시 정산 통화를 USD/KRW/CNY/EUR 중에서 선택할 수 있고, VAT/Tax ID(EIN, 부가세 번호 등)를 등록하면 invoice 영문본에 자동으로 반영됩니다. 사무소 측 회계·세무 양식에 맞춰 즉시 사용할 수 있는 형식으로 발행되므로, 별도 변환 작업이 거의 필요하지 않습니다.
통화는 등록 시 결정 — 추후 변경 시 사건 단위로 적용
정산 통화는 사무소 단위로 설정되며, 변경 시 그 시점 이후 발행되는 invoice 부터 적용됩니다. 이미 발행된 invoice 의 통화는 동결되어 변경되지 않으니, 정기 사무소라면 가입 단계에서 통화를 확정해 두는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
Q1. 신규 가입자도 NET 30 을 바로 쓸 수 있나요?
사무소 정보를 등록하고 도메인이 일치하면 가입 직후 첫 사건부터 NET 30 사용 가능합니다. 별도 심사 절차가 없으므로, 가입 직후 office 페이지에서 사무소 홈페이지 URL과 담당자 이메일을 입력하는 것이 가장 빠릅니다. 도메인이 자동 일치하면 ‘Tier 1 활성’ 메시지가 즉시 표시됩니다.
Q2. 일반 메일(gmail/outlook)을 담당자 이메일로 등록하면 안 되나요?
등록은 가능하지만 후불 결제는 활성화되지 않습니다. 일반 메일은 사무소 동일성을 검증할 수 없기 때문입니다. 정기 협업이 예정되어 있다면 사무소 도메인 메일(예: name@firm.com)을 담당자 이메일로 변경한 뒤 도메인 검증을 다시 수행하시면 됩니다.
Q3. Engagement letter 는 일회성인가요, 매년 갱신해야 하나요?
기본적으로 한 번 검토 통과하면 같은 사무소 명의 계정에서는 계속 유효합니다. 다만 사무소명·대표자가 변경되거나 정산 통화·통신 채널이 본질적으로 바뀌는 경우 재업로드가 필요할 수 있으며, 어드민이 그에 따른 안내를 보냅니다. 정기적 갱신 의무는 없으므로, 변경 사유가 없으면 기존 검토 결과가 유지됩니다.
Q4. 만기일에 입금이 안 되면 어떻게 되나요?
만기일이 지난 사건은 자동으로 ‘미수금’으로 표시되고, 어드민이 사무소 담당자 이메일로 1~2회 안내를 발송합니다. 일정 기간 미입금이 누적되면 해당 사무소의 후불 사용이 일시 정지되거나 Tier 가 하향 조정될 수 있으므로, 만기 전 입금이 어려운 경우 사전에 어드민에 사유를 알려 NET 연장을 협의하는 것이 안전합니다.